1- اسم اللجنة : لجنة التدقيق والمراجعة الداخلية :
· أعضاء اللجنة :
1- عبدالناصر بن دهري بن نوار الغامدي / رئيس اللجنة
2- سعد بن محمد بن مطر الغامدي / عضو اللجنة
3- عبدالرحمن بن سعيد بن حسن الغامدي / عضو اللجنة
4- علي بن سريحان بن علي الغامدي / عضو اللجنة
· مهام اللجنة :
1- وضع وتطبيق سياسة التعامل مع مدقق الحسابات الخارجي، ورفع تقرير لمجلس الإدارة تحدد فيه المسائل التي ترى أهمية اتخاذ إجراء بشأنها مع تقديم توصياتها بالخطوات اللازم اتخاذها .
2- متابعة ومراقبة استقلالية مدقق الحسابات الخارجي ومدى موضوعيته، وفق معايير التدقيق المعتمدة.
3- مراقبة سلامة البيانات المالية للجمعية وتقاريرها (ربع السنوية ونصف السنوية والسنوية ) .
4- التقيد بقواعد العرض والإفصاح وغيرها من المتطلبات القانونية المتعلقة بإعداد التقارير المالية.
5-التنسيق مع مجلس إدارة الجمعية والإدارة التنفيذية والمدير المالي وعلى اللجنة الاجتماع مع مدقق الحسابات الخارجي للجمعية مرة على الأقل في السنة.
6- مراجعة أنظمة الرقابة المالية والرقابة الداخلية وإدارة المخاطر في الجمعية.
7- النظر في نتائج التحقيقات الرئيسية في مسائل الرقابة الداخلية التي يُكلفها بها مجلس الإدارة أو تتم بمبادرة من اللجنة وموافقة مجلس الإدارة.
8- التأكد من وجود التنسيق فيما بين مدقق الحسابات الداخلي ومدقق الحسابات الخارجي، والتأكد من توفر الموارد اللازمة لجهاز التدقيق الداخلي ومراجعة ومراقبة فعالية ذلك الجهاز.
9- مراجعة السياسات والإجراءات المالية والمحاسبية في الجمعية.
10- مراجعة توجيهات مدقق الحسابات الخارجي وخطة عمله وأي استفسارات جوهرية يطرحها المدقق على الإدارة بخصوص السجلات المحاسبية أو الحسابات المالية أو أنظمة الرقابة وردها وموافقتها عليها.
11- التأكد من رد مجلس الإدارة في الوقت المطلوب على الاستيضاحات والمسائل الجوهرية المطروحة في تقرير مدقق الحسابات الخارجي.
12- وضع الضوابط التي تمكن موظفي الجمعية من الإبلاغ عن أية مخالفات محتملة في التقارير المالية أو الرقابة الداخلية أو غيرها من المسائل بشكل سري والخطوات الكفيلة بإجراء تحقيقات مستقلة وعادلة لتلك المخالفات .
13- مراقبة مدى تقيد الجمعية بقواعد السلوك المهني.
14- اعتماد ترشيح المدير التنفيذي ورؤساء الأقسام بالجمعية.
15- دراسة المواضيع الداخلة في اختصاص مجلس الإدارة قبل عرضها على المجلس واعطاء التوصية.
16- في حالة عدم موافقة مجلس الإدارة على توصيات لجنة التدقيق بشأن اختيار أو تعيين أو استقالة أو فصل مدقق الحسابات الخارجي، فعلى مجلس الإدارة أن يُضمن في تقرير الحوكمة بياناً يشرح توصيات لجنة التدقيق والأسباب التي دعت مجلس الإدارة لعدم الأخذ بها.
17- دراسة أي قيود على أعمال الجمعية من شأنها التأثير في قدرتها على أداء أعمالها ومهامها، وتقديم المقترحات والتوصيات لمعالجتها.
18- دراسة نظام الرقابة في الجمعية وإعداد تقرير يتضمن المقترحات والتوصيات في شأنه.
19- دراسة خطة عمل جميع اللجان للتأكد من مدى فاعليتها.
20- التوصية لصاحب الصلاحية بتشكيل فريق للتحقيق في الأنشطة المخالفة المشتبه فيها داخل الجمعية والرفع للجنة بالنتائج والتوصيات.
21- القيام بكل ما تطلبه الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة من أعمال تدخل ضمن اختصاصها.
22- الإشراف على إعداد التقرير السنوي عن أنشطة الجمعية وبرامجها وميزانيتها التقديرية للعام المالي الجديد.
23- تنفيذ قرارات مجلس الإدارة فيما يتعلق بالمعاملات المالية وفقا لما هو معتمد في الميزانية
24- تبليغ قرارات مجلس الإدارة إلى كافة الجهات التي تتعلق بها تلك القرارات .
25- التأكد من حفظ سندات القبض وسندات الصرف ودفاتر الشيكات وكافة الأوراق التي لها قيمة مالية وجميع دفاتر وسجلات ومستندات المحاسبية بمقر الجمعية.
26- الاشراف على ميزان مراجعة لحسابات الجمعية وحساب الصندوق مرة على الأقل كل ثلاثة أشهر أو عندما يطلب منه ذلك .
27- الاشراف على حسابات الجمعية في نهاية السنة المالية وعرضها على المحاسب القانوني لتدقيقها واستخراج الميزانية العمومية والحساب الختامي .
· نوع اللجنة : لجنة مؤقتة .
· تاريخ بداية عمل اللجنة : 01/01/1444هـ
· تاريخ نهاية عمل اللجنة : 30/6/1447هـ
2- اسم اللجنة : لجنة التوظيف :
· أعضاء اللجنة :
1- عبدالناصر بن دهري بن نوار الغامدي / رئيس اللجنة
2- عبدالرحمن بن سعيد بن حسن الغامدي / عضو اللجنة
3- عبدالعزيز بن عبدالله بن علي الغامدي / عضو اللجنة
· مهام اللجنة :
1- اختيار أفضل الأشخاص المرشحين وأكثرهم صلاحا لشغل الوظيفة .
2- تلقي الطلبات والسير الذاتية وإدخالها بقاعدة بيانات السير الذاتية .
3- تصفية الطلبات وحصر المناسب منها .
4- إجراء مقابلات مبدئية بواسطة الهاتف لبعض السير الذاتية الغير واضحة و تدوين الملاحظات .
5- إجراء اختبارات تتفق مع طبيعة العمل لبعض الوظائف .
6- إجراء المقابلات الرسمية بتنسيق بين الإدارات الطالبة للوظيفة .
7-إجراء المفاضلة بين المتقدمين الذين اجتازوا المقابلة الشخصية من واقع نموذج المقابلة الشخصية .
· نوع اللجنة : لجنة مؤقتة .
· تاريخ بداية عمل اللجنة : 01/01/1444هـ
· تاريخ نهاية عمل اللجنة : 30/6/1447هـ
3- اسم اللجنة : لجنة حفظ الوثائق والمستندات :
· أعضاء اللجنة :
1- علي بن سريحان بن علي الغامدي / رئيس اللجنة
2- عبدالرحمن بن سعيد بن حسن الغامدي / عضو اللجنة
3- عيد بن سعد بن سعيَّد الغامدي / عضو اللجنة
4- عبدالعزيز بن عبدالله بن علي الغامدي / عضو اللجنة
· مهام اللجنة :
1- تنظيم الوثائق والمحفوظات الإدارية في الجمعية وتصنيفها وكيفية التصرف فيها وتحديد المدة الزمنية لحفظها .
2- حفظ أصول الوثائق دائمة الحفظ في حوافظ خاصة تصمم لهذا الغرض ، وذلك لحمايتها من الرطوبة والغبار والأشعة المباشرة ومن كل ما يعرضها للتلف.
3- ترتيب الوثائق دائمة الحفظ وتثبت وتودع في حوافظها ، دون حاجة لخرم أطرافها أو ما يعرض بعض أجزائها للتلف.
4- حفظ الوثائق والأصول بنسخ متعددة وفي أماكن مختلفة ومناسبة ليتحقق فيها الأمن والسلامة.
5- وضع دليل لتحديد أماكن الملفات يتحدد من خلاله مكان حفظ كل ملف ورقم الدولاب والرف الذي يحفظ فيه ورقم الملف بحيث يمكن التعرف على مكان كل معاملة ويكون ذلك يدوية كما يعمل آليا بالحاسب الآلي.
6- حماية الملفات ومحتوياتها من كل ما قد يعرضها للتلف.
· نوع اللجنة : لجنة مؤقتة .
· تاريخ بداية عمل اللجنة : 01/01/1444هـ
· تاريخ نهاية عمل اللجنة : 30/6/1447هـ
4- اسم اللجنة : اللجنة التنفيذية ( المكونة من مجلس الإدارة ) :
· أعضاء اللجنة :
1- عبدالرحمن بن سعيد بن حسن الغامدي / رئيس
2- سعد بن محمد بن مطر الغامدي / عضو
3- عبدالناصر بن دهري بن نوار الغامدي / عضو
4- علي بن سريحان بن علي الغامدي / عضو
· مهام اللجنة:
1-مراجعة تقارير الإدارة الدورية , وتقييم الأداء ومراجعة الاستثمارات الجديدة أو إعادة الاستثمارات والمصادقة عليها قبل تقديمها للمجلس للموافقة عليها .
2- مراجعة الموازنات والخطط السنوية والتحقيق في الفروقات الجوهرية المتعلقة بالموازنات إن وجدت قبل أن يتم عرضها على مجلس الإدارة.
3- متابعة واستلام تقارير حول تنفيذ وإنجاز المشاريع إن وجدت .
4- متابعة أداء الجمعية والسعي وراء الحصول على تفسيرات لأي انحرافات عن الخطط والموازنة والتوقعات الموافق عليها.
5- مساعدة المجلس في تنفيذ مسؤولياته , ولاسيما بالنسبة للمهام الموكلة إليها من قبل الجمعية العمومية عندما يكون عامل الوقت حاسما .
6- استلام تقارير دورية من إدارة الجمعية عن عمليات إدارة المخاطر في الجمعية بما فيها تقييم المخاطر والإجراءات الموضوعة لمعالجة ومتابعة هذه المخاطر .
7- التأكد من أن اللجان الإدارية في حال وجودها في الجمعية تعمل بشكل فعال .
8- استلام تقارير الإدارة بشكل دوري من خلال المدير التنفيذي حول أداء الجمعية ليتم تقديمها في اجتماعات اللجنة التنفيذية لمناقشتها ومراجعتها قبل تقديمها للمجلس إذا دعت الحاجة لذلك .
· نوع اللجنة : لجنة مؤقتة .
· تاريخ بداية عمل اللجنة : 01/01/1444هـ
· تاريخ نهاية عمل اللجنة : 30/6/1447هـ
5- اسم اللجنة : لجنة إدارة المخاطر :
· أعضاء اللجنة :
1- سعد بن محمد بن مطر الغامدي / رئيس
2- عبدالرحمن بن سعيد بن حسن الغامدي / عضو
3- عبدالناصر بن دهري بن نوار الغامدي / عضو
4- دخيل الله عيد دخيل الله الغامدي / عضو
§ مهام اللجنة :
1-إعداد خطة إدارة المخاطر بعد إجراء البحوث والدراسات المتعلقة بشأنها واعتمادها من مجلس إدارة الجمعية.
2-تنفيذ الخطة الخاصة بإدارة المخاطر والرقابة الداخلية المعتمدة من قبل المجلس وضمان وضع الترتيبات المناسبة من أجل التأكد من أن المخاطر قد تم تحديدها وتقييمها وإدارتها بطريقة فاعلة.
3-مراقبة المخاطر الكبيرة التي قد تهدد تحقيق الجمعية لأهدافها الاستراتيجية. وضمان توفر خطط لمراجعة كفاءة وفعالية إدارة المخاطر وقدرتها على تقديم تقييم سنوي لترتيبات إدارة المخاطر بالجمعية.
4-رفع التقارير الدورية الخاصة بإدارة المخاطر لمجلس الإدارة والقيام سنويا بمراجعة طريقة الجمعية في إدارة المخاطر وإطار عمل إدارة المخاطر.
5-الاستعانة بخدمات الاستشاريين الخارجيين في الجوانب التخصصية لعمليات الجمعية, واستخدام الاختصاصيين من الأطراف الخارجية من أجل تقديم الاستشارات النوعية وعمل التقارير لزيادة موثوقية نظام الرقابة الداخلية.
6-تقوم لجنة المراجعة بإعداد تقرير حول مراجعتها لفعالية إدارة المخاطر بالجمعية وترتيبات الرقابة والحكومة بصورة سنوية وإجازتها من مجلس الإدارة .
· نوع اللجنة : لجنة مؤقتة .
· تاريخ بداية عمل اللجنة : 01/01/1444هـ
· تاريخ نهاية عمل اللجنة : 30/6/1447هـ
· على أن ترفع جميع اللجان تقاريرها لمجلس إدارة الجمعية بحد أدنى تقرير واحد سنوياً وفيما يخص الحد الأعلى فوفق ما تقتضيه مصلحة العمل ؛ ويبدأ العمل بهذه اللجان ابتداءً من تاريخه .
